Hjelp

Søknadsprosessen

Alle søkere må registreres i Funding & Tender Opportunities Portal (deltakerportalen). Du oppretter en EU-login med din e-post adresse og knytter deretter din brukerprofil til din organisasjon/ selskap. For å søke trenger ditt selskap en PIC-kode (Participant Identification Code) som benyttes i søknaden. Har selskapet ditt fått tilskudd tidligere har dere allerede en PIC-kode. Du registrerer selskapet og kan sjekke om ditt selskapet er registrert med PIC-kode her. Se også online brukermanual for registrering av organisasjon her.

Søker generer et elektronisk søknadsskjema gjennom utlysningen som ligger ute i F&TOP. Søknaden består av del A (online skjema, heter Edit Form i søknadsportalen), del B (word dokument, max 70 sider) og del C (online skjema). I tillegg kommer vedlegg og påkrevet dokumentasjon som beskrives spesifikt i den enkelte utlysning. Det er ikke anledning til å ettersende vedlegg eller dokumentasjon til søknaden etter søknadsfristens utløp.

Søknader må leveres innen kl 17.00 på søknadsfristens dato. Fristen er absolutt.

Vi oppfordrer alle til å lese gjennom utlysningen (Call for propsals) og veiledninger som finnes på hver enkelt tilskuddsordning. Alle søknader tas i mot av EACEA, som er EU-kommisjonens institutt for MEDIA-programmet. Det er anbefalt å sende inn søknaden 48 timer før fristen, slik at eventuelle tekniske problemer avdekkes. Du kan deretter fortsette å arbeide med søknaden og laste opp oppdaterte dokumenter frem til søknadsfristens utløp. Søknaden vil ikke bli behandlet før fristen er utløpt og søknadsportalen er lukket.

Søknadene vurderes først opp mot formelle kvalifiseringskrav. Godkjente søknader vurderes deretter av uavhengige eksperter. Evalueringskriteriene baserer seg på et poengsystem (inntil 100 poeng) som presenteres i utlysningen. Søkerne med høyeste poengsum mottar tilskudd innenfor budsjettrammene.

Tekniske problemer under søknadslevering

Hvis du får tekniske problemer ved innsending av søknaden, kontakt HelpDesk FØR søknadsfristen. Hvis du kontakter HelpDesk etter kl.17.00 (Brussel er samme tidssone som Norge) vil søknaden ikke bli godkjent basert på prinsippet for likebehandling. Når du kontakter HelpDesk via e-post så skal du beskrive problemet som har oppstått, og hvilken tilskuddsordning du søker på. Legg ved en skjermdump som illustrerer ditt problem og legg ved søknaden som pdf. På skjermdumpen bør tid og dato vises.

Kontakt HelpDesk
Telefon: +32 229 90705
Email : EACEA-Helpdesk@ec.europa.eu

Godkjenning av opplysninger

De opplysningene du har oppgitt i deltakerportalen skal (etter hvert) verifiseres og i denne prosessen kan din organisasjon bli kontaktet av REA (Research Executive Agency) i Brussel og bli bedt om å utfylle/supplere eller verifisere disse opplysningene. Godkjenningen gjøres av et team sentralt i EU-systemet som arbeider med alle EU-programmene, derfor er informasjonen fra dem standardisert. Opplysninger du kan bli bedt om å levere er årsregnskap, firmaattest med næringskode, moms registrering (“VAT extract”) og Legal Entity Form.

Utnevning av LEAR

Når opplysningene i deltakerportalen har blitt godkjent skal organisasjonen utnevne en LEAR (Legal Entity Appointed Representative). Denne personen er ansvarlig for opplysningene i deltakerportalen og er den eneste personen som kan endre eller oppdatere informasjon i portalen etter at organisasjonen har blitt validert. Dette bør altså være en person som er tilknyttet organisasjonen på permanent basis. Det er tre dokumenter som skal lastes ned, og tre av dem skal fylles ut og signeres av organisasjonens ”Legal Person”, og lastes opp som vedlegg i deltakerportalen.

Følg denne lenken for instruksjoner for hvordan man utnevner en LEAR. Ønsker du å endre LEAR i ditt selskap følger du samme fremgangsmåte.

Innsending av dokumentasjon

Det er noen dokumenter som skal lastes opp i deltakerportalen. For å laste dem opp må man logge seg inn med sin innloggingsinformasjon og så gå inn på ”Organisations” og ”My organisations”. Velg så den røde knappen MO ”Modify Organsisations” og fanen ”Documents”. Hvis du er usikker på hvordan du klassifiserer dokumentet ”Dokument type” så velger du helt enkelt ”Other”. Statusen på ditt opplastede dokument vil til enhver tid være synlig: Received, Approved e.l.

Hvilke dokumenter skal lastes opp?

Tilskudd opp til 60.000€:

  • Legal Entity Form (LEF)
  • Offentlig godkjent organisasjonsdokument og moms-registrering

Tilskudd over 60.000€:

  • Legal Entity Form (LEF)
  • Offentlig godkjent organisasjonsdokument og moms-registrering
  • Financial Capacity Form
  • Årsregnskap for det siste eller de to siste tilgjengelige regnskapsår.

Legal Entity Form:
Organisasjonens ”Legal Entity” er den personen som har juridiske rettigheter til å inngå avtaler på vegne av organisasjonen, som har signaturrett eller prokura. Personen som har prokura står oppført i Brønnøysundattesten. Last ned skjemaet her

Offentlig godkjent organisasjonsdokument og moms-registrering:
I Norge er disse to dokumentene slått sammen i ett dokument: Brønnøysundattesten. Private organisasjoner skal laste opp Brønnøysundattest, eksemplaret skal helst ikke være eldre enn 6 måneder gammel. Kopier er tilgjengelige i Altinn. Offentlige organisasjoner skal laste opp Brønnøysundattest, organisasjonens vedtekter, kopi av lovteksten, den juridiske resolusjonen eller annen juridisk avgjørelse som ligger til grunn for organisasjonens stiftelse.

Ved tilskudd på over 60.000 euro skal du også laste opp:

  • Financial Capacity Form. Skjemaet lastes opp i Participant Portal.
  • Årsregnskap for det siste eller de to siste tilgjengelige regnskapsårene.

Det er litt ulike krav i de ulike tilskuddsordningene og andre dokumenter kan bli etterspurt. Gå til den aktuelle ordningens hjemmeside og les informasjon under How to apply Guide eller Guide for Applicants.

SME Self assessment

Når du registrerer ditt selskap og svarer på spørsmålet “is your organisation a SME” vil portalen spørre deg om du ønsker å gå videre med en “SME self assessment.” Dette er ikke obligatorisk for søkere i Kreativt Europa programmet, så søkere kan hoppe over det og gå tilbake til, og ferdigstille din registrering. Søkere kan velge å gjennomføre “SME self assessment” hvis de vil, det tar ca. 5 minutter (hvis man har informasjonen/regnskapstall tilgjengelig)

Motta vårt nyhetsbrev med nyheter og aktiviteter innen MEDIA-programmet!